1. 棚卸作業
AIツールを作る際、まず最初にやるべきことは「棚卸作業」です。
現状の作業を具体的に書き出すことで、AIに正確な指示を出せるようになります。 このセクションでは、効果的な棚卸作業の方法を学んでいきましょう。
1. 棚卸作業
📋 現状の作業を見える化することが大事
AIツールを作る際、まず最初にやるべきことは「棚卸作業」です。 これは、現在行っている作業を細かく書き出すことを指します。
まずは現状の作業を見える化することが大事だと思います。 ここで洗い出した内容が、後でAIに伝える【指示文（プロンプト）】の材料になります。
💡 細かければ細かいほど、AIが正確に動けるようになります。
🤖 AIが全部を自動で作ってくれるわけではない
多くの人が誤解しがちですが、AIが全部を自動で作ってくれるわけではありません。
人間が「どんな作業を、どんな手順でやってほしいか」を具体的に伝えることが必要です。 AIは、あなたの指示に基づいてツールを作成してくれます。
つまり、AIはあなたの「アシスタント」であり、あなたの考えを実現するためのパートナーだと考えるとよいでしょう。
棚卸作業の悪い例と良い例
❌ 悪い例
「Gmailからスプレッドシートに転記」
このような抽象的な指示では、AIは何をどう転記すればいいのか分かりません。 具体性に欠けるため、AIは正確なツールを作成できないでしょう。
✅ 良い例
- Gmailで注文メール確認
- 「注文番号」「氏名」「住所」「商品名」「合計金額」を選択してコピー
- 注文管理のスプレッドシートに貼り付け
- A列に注文番号
- B列に氏名
- C列に住所
- D列に商品名
- E列に金額
このように、具体的な手順とデータの配置場所を明確にすることで、 AIは正確にツールを作成できます。
💡 棚卸作業のポイント
棚卸作業をする際は、以下のポイントを意識してみましょう。
1. 手順を番号付きで書き出す
ステップ1、ステップ2、ステップ3...という形で整理します。 順序立てて書くことで、AIが処理の流れを理解しやすくなります。
2. 固有名詞を具体的に書く
抽象的な言葉ではなく、具体的な固有名詞を使います。
- 「メール」ではなく「注文メール」
- 「データ」ではなく「注文番号、氏名、住所」
3. データの配置場所を明確にする
スプレッドシートの「A列に○○、B列に△△」など、 どこに何を配置するかを具体的に指定します。
4. 条件があれば明記する
「件名に"注文"を含むメールのみ」など、 特定の条件がある場合は必ず記載します。
✅ 【ワーク】あなたの業務の棚卸をしてみよう
あなたが自動化したい業務を1つ選び、棚卸作業をしてみましょう。
記入例：
- ステップ1：Gmailで「請求書」を含むメールを検索
- ステップ2：件名、差出人、受信日を確認
- ステップ3：スプレッドシートに転記（A列：件名、B列：差出人、C列：受信日）
- ステップ4：「未対応」ステータスを付ける