📊 データ形式と転記項目
実践編② - 注文データ自動転記
📖 CSV形式とは？
まず、今回扱うCSV形式について理解しておきましょう。 CSV（Comma-Separated Values）は、カンマで区切られたデータを保存する、非常にシンプルな形式です。
💡 CSV形式の特徴
カンマで区切られている
各データ項目がカンマ（,）で区切られています。
例：山田太郎,東京都,090-1234-5678
1行目はヘッダー行
通常、1行目には項目名（カラム名）が書かれています。
例：注文者,住所,電話番号
テキストファイル形式
CSV形式はテキストファイルなので、メモ帳やテキストエディタで開けます。
拡張子は.csvまたは.txtです。
Excelで開ける
Excelで開くと、カンマで区切られたデータが自動的に列に分かれて表示されます。 ただし、保存する際はExcel形式ではなくCSV形式で保存してください。
📄 CSVファイルの中身（実例）
実際にCSVファイルをメモ帳で開くと、以下のようなテキストが表示されます：
注文ID,発送先氏名,発送先住所,発送先電話番号 ORD-12345,山田太郎,東京都渋谷区〇〇1-2-3 マンション101号室,090-1234-5678 ORD-12346,佐藤花子,大阪府大阪市△△2-3-4 ビル5F,080-9876-5432 ORD-12347,鈴木一郎,神奈川県横浜市××3-4-5,070-5555-4444
※ 各項目がカンマで区切られていることが分かります
✅ CSV形式の利点
- • シンプル：テキスト形式なので扱いやすい
- • 軽量：ファイルサイズが小さい
- • 互換性が高い：どんなシステムでも読み込める
- • GASで簡単に処理：データ抽出が容易
⚠️ Excelとの違い
- • CSV：テキスト形式、装飾なし
- • Excel：バイナリ形式、装飾・数式が使える
- • CSV：1シートのみ
- • Excel：複数シート対応
CSVはシンプルな形式なので、GASで処理しやすく、データの自動化に最適です！
📄 サンプル：注文データの形式
ファイル名例：orders_20250128.txt
| 注文ID | 発送先氏名 | 発送先住所 | 発送先電話番号 |
|---|---|---|---|
| ORD-12345 | 山田太郎 | 東京都渋谷区〇〇1-2-3 マンション101号室 | 090-1234-5678 |
| ORD-12346 | 佐藤花子 | 大阪府大阪市△△2-3-4 ビル5F | 080-9876-5432 |
| ORD-12347 | 鈴木一郎 | 神奈川県横浜市××3-4-5 | 070-5555-4444 |
💡 1行目がヘッダー、カンマ区切り（CSV形式またはTXT形式）
🔍 データ構造の詳細
サンプルデータを見ながら、CSV形式のデータ構造を詳しく理解していきましょう。
1️⃣ 1行目：ヘッダー行（項目名）
注文者,住所,電話番号,商品名,個数,金額
1行目はヘッダー行と呼ばれ、各列が何のデータかを示しています。 この情報をもとに、GASはどの列に何が書かれているかを判断します。
重要：GASのコード生成時に、このヘッダー行の情報を正確に伝えることで、 生成AIが正しいコードを作成してくれます。
2️⃣ 2行目以降：実際のデータ
ORD-12345,山田太郎,東京都渋谷区〇〇1-2-3 マンション101号室,090-1234-5678
2行目以降が実際のデータです。 各項目がカンマで区切られており、ヘッダー行の順番に対応しています。
📝 ヘッダーとデータの対応
ヘッダー
注文者
↓
山田太郎
ヘッダー
住所
↓
東京都渋谷区〇〇1-2-3
ヘッダー
電話番号
↓
090-1234-5678
ヘッダー
商品名
↓
りんご
3️⃣ カンマ区切りの仕組み
CSV形式では、カンマ（,）が列の区切りとして機能します。 GASはこのカンマを目印にして、データを分割して読み取ります。
🔧 GASがデータを分割する仕組み
↓ GASが自動的に分割
列1
ORD-12345
列2
山田太郎
列3
東京都...
📋 ファイル全体の構造まとめ
ヘッダー行
項目名を定義（注文者、住所、電話番号...）
データ行
実際の注文データ（1行 = 1件の注文）
カンマ（,）
列と列の境界を示す
この構造を理解しておくと、プロンプト作成時に生成AIに正確な指示を出せるようになります！
📋 転記先シートの転記項目
ファイルから取得したい項目と転記したい列を、
事前に表にしておきましょう！
なぜ表を作るの？
生成AIが何を抽出すればいいか明確に理解できる
サンプルデータがあることで、出力形式も正確に
自分でも整理できるので、後から修正しやすい
| 項目名 | 列 | 抽出内容サンプル |
|---|---|---|
| 注文ID | - | ORD-12345（マッチングキー） |
| 発送先住所 | I | 東京都渋谷区〇〇1-2-3 マンション101号室 |
| 発送先電話番号 | F | 090-1234-5678 |
💡 この対応表を真似して、
自分の業務に合わせた自動化ツールが作れます！
📝 自分の業務に応用するには
「項目名」欄を自分が抽出したいデータに置き換える
「列」は既存シートで使いたい列を指定（A～F連続でもOK、C,E,G飛び飛びでもOK）
「抽出内容サンプル」に実際のデータ例を書く
この表をそのまま生成AIへのプロンプトに貼り付ければOK！
📝 自分で転記項目表を作成する手順
自分の業務に合わせて転記項目表を作成する際は、以下のステップで進めましょう
サンプルCSVファイルを確認する
まず、実際に処理するCSVファイルをメモ帳またはExcelで開いて、 どんなデータが含まれているかを確認します。
確認ポイント：1行目のヘッダーに何が書かれているか、2行目以降のデータの形式はどうなっているか
必要な項目をリストアップする
CSVファイルの中から、スプレッドシートに転記したい項目だけをピックアップします。 すべての列を転記する必要はありません。
例：CSVに10項目あっても、必要なのは4項目だけ
必要：注文ID、発送先氏名、発送先住所、発送先電話番号
不要：在庫状況（内部管理用）、備考（未使用）など
スプレッドシートの列を決定する
転記先のスプレッドシートで、どの列に何のデータを入れるかを決めます。 連続した列（A, B, C...）でも、飛び飛びの列（A, C, E...）でもOKです。
ポイント：既存のシートに追記する場合は、そのシートの列構成に合わせて列を指定しましょう
表を作成する
以下のフォーマットで、転記項目表を作成します。 この表をそのままプロンプトにコピー＆ペーストできます。
項目名 列 抽出内容サンプル ─────────────────────────────────── 注文ID - ORD-12345（マッチングキー） 発送先住所 I 東京都渋谷区〇〇1-2-3 マンション101号室 発送先電話番号 F 090-1234-5678
💡 表作成のコツ
項目名はCSVのヘッダー名と一致させる：生成AIが正確に対応づけられます
抽出内容サンプルは必ず書く：データのイメージが伝わり、コード生成の精度が上がります
列は大文字アルファベットで指定：A, B, C...またはC, E, G...など
表は整形して読みやすく：スペースで位置を揃えると、生成AIが理解しやすくなります
サンプルデータをダウンロード
データ形式を理解したら、サンプルデータを下記からダウンロードして「注文データ_未処理」フォルダに入れておきましょう
📥 サンプルデータをダウンロード
※ GoogleDriveフォルダから3つのサンプルファイルをダウンロードして、
「注文データ_未処理」フォルダに入れてください
📄 サンプルファイルの内容
ダウンロードしたフォルダには、以下の3つのサンプルCSVファイルが含まれています。 これらは発送情報（注文ID、発送先氏名、住所、電話番号）が記載されており、実践編①のスプレッドシートの注文データとマッチングして追加されます。
📝 shipping_20250128_morning.csv
午前中に届いた発送情報（2件のデータ）
注文ID,発送先氏名,発送先住所,発送先電話番号 ORD-12345,山田太郎,東京都渋谷区〇〇1-2-3 マンション101号室,090-1234-5678 ORD-12346,佐藤花子,大阪府大阪市△△2-3-4 ビル5F,080-9876-5432
📝 shipping_20250128_afternoon.csv
午後に届いた発送情報（3件のデータ）
注文ID,発送先氏名,発送先住所,発送先電話番号 ORD-12347,鈴木一郎,神奈川県横浜市◇◇3-4-5,070-5555-4444 ORD-12348,田中次郎,福岡県福岡市◎◎4-5-6 アパート201,090-3333-4444 ORD-12349,高橋三郎,北海道札幌市〒〒5-6-7,080-5555-6666
📝 shipping_20250129_morning.csv
翌日の発送情報（2件のデータ）
注文ID,発送先氏名,発送先住所,発送先電話番号 ORD-12350,伊藤四郎,京都府京都市☆☆6-7-8 マンション303,090-7777-8888 ORD-12351,渡辺五郎,広島県広島市★★7-8-9,080-9999-0000
📌 重要ポイント
1行目はヘッダー：項目名が書かれています（注文ID、発送先氏名、発送先住所、発送先電話番号）
カンマ区切り：各データはカンマ（,）で区切られています
注文IDでマッチング：注文IDを使って、実践編①のスプレッドシートの該当行を検索し、発送情報を追加します
ファイル名は自由：ファイル名は何でもOKです。GASはフォルダ内のすべてのファイルを処理します
合計7件のデータ：3つのファイルを合わせて、7件の発送情報が追加されます
📌 次は生成AIへのプロンプト例を確認しましょう
データ形式と転記項目が設計できたら、次は実際に生成AIに渡すプロンプトの例を見ていきます。
フォルダIDの指定方法も含めて確認しましょう。