ステップ1: 作業の棚卸 | 実践編①

なぜ作業の棚卸が必要なのか？

生成AIにツールを作ってもらう前に、まず現在の作業を具体的に書き出すことが大切です。なぜなら、生成AIは「あなたが何をしたいのか」を具体的に伝えないと、正確なコードを作ることができないからです。

例えば、「メールをスプレッドシートに転記するツールを作って」とだけ伝えても、生成AIは「どのメールを？」「どの列に？」「どんな形式で？」といった細かい部分がわかりません。

そのため、最初に現在の手作業の流れを詳しく書き出すことで、生成AIに対して明確な指示を出せるようになります。これが「作業の棚卸」というステップです。

作業を具体的に書き出すことで、「どこを自動化すべきか」が明確になります。また、生成AIへのプロンプト（指示文）を作る際の材料にもなるため、この棚卸作業は決して飛ばさないようにしましょう。

それでは、実際にメール転記作業を例に、手作業の流れを見ていきましょう。この例では、「注文」や「請求書」といったキーワードを含むメールを、毎日スプレッドシートに手動で転記している作業を想定しています。

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まず、ブラウザでGmailにアクセスします。この時点では、まだどのメールを転記するかは決まっていません。

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受信トレイから、件名に「【注文完了】」「注文受付」などが含まれる注文メールを探します。毎日複数の注文メールが届く場合、1つずつ開いて確認する必要があります。

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注文メールをクリックして開きます。この作業は、メールの件数が多いと非常に時間がかかりますよね。自動化すれば、この手間を完全に省くことができます。

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メール本文から、注文ID・日時・お客様名・商品名・金額などの情報を確認します。

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確認した情報を、Googleスプレッドシートに手動で入力していきます。

この手動入力作業が、一番時間のかかる部分です。毎日10件以上になると、10分～15分程度かかることも多いですね。

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転記が完了したら、次の注文メールを開いて、同じ作業を繰り返します。すべてのメールを処理し終えるまで、この作業が続きます。

この作業を毎日繰り返している場合、GASで自動化することで大幅に時間を節約できます。

このように、一度自動化してしまえば、毎日の作業時間をゼロにできます。浮いた時間を、もっと創造的な仕事や重要な業務に使えるようになりますね。

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この実践編で使用するスプレッドシートのテンプレートを用意しました。
「ファイル」→「コピーを作成」でご自身のGoogleドライブに保存して使ってください。

※ Googleスプレッドシートが開きます。「ファイル」→「コピーを作成」でご自身のドライブに保存してください

現在の手作業の流れを理解できたら、次はこの内容を「自動化ワークシート」に整理して、生成AIに伝えやすい形にしていきましょう。